「理事会に出たら3時間もかかった…」
「総会が長引いて、住民が途中で帰ってしまった…」
札幌市内でもよく聞かれる、“マンション会議が長すぎる問題”。
理事会や総会は、マンションの管理を住民自らが決定していく大切な場ですが、
ダラダラと続けば疲弊し、逆に参加者の関心を失う結果にもつながります。
とはいえ、「短くしよう！」と意気込むだけでは失敗します。
重要なのは、時間を短くしても“質”を下げない工夫と、合意形成のプロセスの最適化です。
この記事では、理事会や総会をスムーズに進めながらも不満が起きにくい運営のコツを、
マンション管理士の視点から徹底解説します。
🔷 会議が長引く“あるある”とその原因
まずは、なぜマンションの会議は長くなりがちなのか？
札幌市のマンションで実際によく見られるパターンを挙げてみましょう。
❌ 資料を読んでいない・内容を理解していない
総会の議案書が事前に配布されても、
「読んでいない人が多くて、当日すべてを説明する羽目に…」
この時点で会議時間が大幅に膨らみます。
❌ 想定外の質問や反対意見が次々と出てくる
「それって誰が決めたの？」
「うちはそう思わない！」
反対意見に丁寧に対応しているうちに、議論が長時間に及ぶことも。
❌ 全会一致を目指してしまう
「全員が納得するまで決められない」
「一人が反対だから、今回は見送りましょう」
…このように、多数決で決められる事項まで“満場一致”にこだわると、合意形成に時間がかかりすぎます。
🔶 会議を短く、でも納得感のあるものにする3つのコツ
✅ コツ①：事前準備は“8割がた”を会議前に終わらせる
会議の場で「初めて考える」ようでは、時間がいくらあっても足りません。
次のような準備を徹底することで、当日の議論を“確認と意思決定”に集中させましょう。
📌 準備チェックリスト
- 議案の骨子を事前に理事で共有・意見交換
- 総会の議案書は2週間前に配布、要点を強調したダイジェスト版も作成
- 想定質問と回答を準備（Q&A形式で資料に同封）
- 議事進行役を明確に決定（タイムキーパーも設置）
札幌市では冬場の外出が困難なケースも多いため、メールやオンラインツールの活用もおすすめです。
✅ コツ②：議論が平行線でも“多数決”で決める勇気を持つ
意見が割れたとき、「話し合いが足りない」「もっと説明しないと」と
ズルズル議論を引き延ばすのは逆効果です。
💡 覚えておきたい原則
- 区分所有法では、総会の議決は出席者の過半数または3/4の特別多数で決定
- 全会一致は原則として“不要”
- 時間をかけても全員の意見が揃うとは限らない
むしろ、「反対意見が出るのは当然。そのうえで決めるのが理事会・総会」という意識を持つことが重要です。
✅ コツ③：参加者の納得感を得る“伝え方”の工夫
時間を短くしても、参加者が「よく分からなかった」「説明不足だ」と感じれば、
あとでクレームや不信感につながります。
📌 納得感を高める工夫
- 難解な議案には図やイラストを使ってわかりやすく説明
- 価格や工事内容は比較表を用意して視覚的に整理
- 「この議案でどんなメリットがあるのか」を明確に伝える
- 反対意見も議事録にきちんと記載して「無視していない」ことを示す
特に札幌市では、高齢の区分所有者が多いマンションでは“紙で丁寧に説明”する配慮も重要です。
🔷 時間短縮のために役立つ“運営ルール”
- 会議は事前に所要時間を決めておく（例：理事会は90分以内）
- 議題ごとの時間配分を明記（5分、10分、15分…）
- “議題が複雑すぎる”ときは別の臨時理事会に分割する判断も必要
- 定例会議では、“報告事項”は書面配布だけにし、討議事項のみに集中
こうしたルールは、マンション管理士など専門家が議事運営マニュアルを作成することも可能です。
🔶 マンション管理士を活用して“スマートな会議”を実現
「理事会の準備が大変すぎる」
「資料の作り方も進行の仕方もわからない」
「総会で毎回揉める…」
こうした悩みを抱える理事会は少なくありません。
そんな時こそ、マンション管理士の出番です！
🧩 管理士ができること
| 分野 | 支援内容 |
|---|---|
| 会議資料の作成支援 | 住民に分かりやすい言葉・構成での議案書作成 |
| 議事進行の設計 | 議題整理・時間配分・想定質問リスト作成 |
| 合意形成のサポート | 意見の橋渡し役・説明会でのファシリテーター |
| 議事録・履歴管理 | 後日トラブルに備えた記録整理と共有 |
札幌市では、冬期の理事会開催が困難な場合の工夫（オンライン開催、書面議決のサポートなど）も管理士が対応可能です。
✅ まとめ：短くても満足される会議には“準備と割り切り”がカギ！
- マンション会議が長引くのは、準備不足と“全会一致志向”が原因
- 会議は「情報共有」ではなく「意思決定の場」として活用すべき
- 事前準備＋多数決原則＋納得感ある説明で、質を保ちながら短縮可能
- 不安な時は、マンション管理士が準備・進行・合意形成をトータルで支援！
📣 札幌市の理事会・管理組合の皆さまへ
「毎回理事会が長引いて消耗している…」
「参加率が下がって困っている…」
「でも、ちゃんとした運営もしたい！」
そんな時は、ぜひマンション管理士にご相談ください。
会議の“質”も“スピード”も妥協しない、スマートな運営を一緒に実現しましょう。
会議は、長くすれば満足されるわけではない。
大切なのは、「準備」と「判断力」。
あなたの理事会に、もう一人のプロ＝マンション管理士を。
